Devi sostituire un’infrastruttura IT per la tua azienda? Ecco tutti gli aspetti finanziari da considerare, in aggiunta a quelli tecnologici.

Ti sei mai chiesto se la scelta di una figura “tecnica”, come un IT manager che predilige una determinata soluzione tecnologica invece di un’altra, possa avere un impatto sul business aziendale?

La risposta è: certo che sì!

In genere gli IT manager possono sponsorizzare un determinato acquisto con chi se ne occupa poi effettivamente (ufficio acquisti, CIO o vari livelli di approvazione), ma da cosa sarà dettata questa scelta? E soprattutto cosa influenza a livello aziendale?

Con questo post vorrei fare il punto con te sugli aspetti finanziari più rilevanti per valutare l’acquisto dei progetti IT per la tua azienda. Di solito ci si ricorda dell’IT manager solo quando opta per una tecnologia che si rivela controproducente per svariati motivi: costa troppo, funziona peggio del previsto, non risolve in modo efficace i problemi.

In realtà, questo è soltanto “l’ultimo miglio” di un percorso ben più lungo:

  • come prima cosa, l’IT manager entra nel merito dei problemi (rallentamenti, lamentele da parte di altri reparti ecc.);
  • dopodiché studia varie ipotesi per risolverli;
  • al termine di questa valutazione, sponsorizza ciò che gli sta più a cuore e che può fare il meglio per l’azienda.

Mettendoti nei panni di un responsabile finanziario, però, la domanda sorge spontanea: tutto molto bello, ma quanto costa riprogettare tutta la mia infrastruttura IT? Una domanda che, tanto per cambiare, può avere tante risposte diverse.

Se parliamo di ottimizzazioni software, puoi far lavorare una squadra di consulenti per cercare di migliorare e parallelizzare al massimo il funzionamento degli applicativi. Se non hai la fortuna di avere in casa molti sviluppatori specializzati, i costi possono rivelarsi molto elevati: se un consulente è bravo, giustamente si fa pagare!

Se invece parliamo di sostituzione di un’infrastruttura IT, devi valutare diversi aspetti oltre a quello tecnologico:

  • Per quanto tempo utilizzerò la nuova infrastruttura, 3 o 5 anni?
  • Preferisco avere CAPEX o OPEX per la mia azienda?
  • Ho un datacenter e posso tener tutto in casa, oppure ospiterò la nuova infrastruttura in parte in casa e in parte presso un cloud?
  • Voglio acquistare o preferisco il noleggio operativo / finanziamento?

Di seguito procederò con ordine per rispondere a tutte e 4 le domande.

3 o 5 anni di manutenzione-supporto per un’infrastruttura IT?

Il supporto e la manutenzione che vengono venduti assieme a una macchina sono fondamentali e vanno considerati con attenzione in fase di acquisto. Visto l’investimento da effettuare, un’infrastruttura IT ha un periodo di vita che va tipicamente dai 3 ai 5 anni, anche se ci sono circostanze in cui si va persino oltre.

Come scegliere tra i 3 anni e i 5 anni? Oltre al profilo meramente economico, bisogna considerare anche il tipo di progetto da affrontare. Occorre quindi valutare caso per caso.

Parlare di “anni” nel mondo della tecnologia è come parlare di “ore” in altri ambiti. Ogni giorno ci sono innovazioni, fusioni tra aziende, brevetti, tecnologie nuove e trend che prendono piede nel mercato.

Per scendere un po’ più nel dettaglio, ti faccio un esempio. Mettiamoci nei panni di un’azienda che deve rinnovare la propria infrastruttura IT, che ormai ha quasi 7 anni, e vorrebbe iniziare a consolidare il tutto in previsione di un passaggio di alcuni workload sul cloud.

Questo ambiente tipicamente sposa la scelta sui 3 anni, perché danno il giusto tempo di consolidamento e crescita e, nel frattempo, permettono di spostare altrove sul cloud ciò che si ritiene più opportuno.

La scelta dei 5 anni invece, viene tipicamente fatta da chi sa già che quell’investimento durerà anche di più e che l’infrastruttura IT rimarrà stabilmente presso il proprio datacenter (private cloud).

 

CAPEX o OPEX

Iniziamo con un po’ di definizioni:

  • Con il termine CAPEX (CAPital EXpenditure) si intendono i costi sostenuti dall’azienda per espandersi e generare profitti, tipicamente l’acquisto di server, storage, infrastrutture di rete, notebook ecc. In pratica, tutto ciò che aumenta la produttività della propria azienda migliorando le risorse esistenti. A livello finanziario si utilizza spesso lo strumento dell’ammortamento, che permette di ripartire in più anni il costo del bene acquistato.
  • Con OPEX (OPerating EXpenditure) invece si parla di costi sostenuti per le operazioni e lo svolgimento delle attività. Un esempio di OPEX è il costo della linea internet o di un abbonamento a qualche servizio di telefonia Voip o software per conferenze. La differenza principale rispetto al CAPEX è che questo costo ha una cadenza mensile, quindi anche fiscalmente viene dedotto nel periodo in cui viene sostenuto. Può essere utile perché permette di mettere a cespite in azienda tutto ciò che può essere acquistato come CAPEX; soprattutto nelle imprese più grandi, questo viene valutato come parametro di buona salute.

Anche in questo caso, non esiste una ricetta giusta per qualsiasi circostanza. Supponiamo però che un’azienda voglia acquistare una nuova infrastruttura IT molto costosa da 800mila euro, pagandola con un finanziamento o con un noleggio operativo. I costi a quel punto saranno inseriti a bilancio come OPEX, e il tutto si trasformerà in un servizio.

Private o public cloud?

Questo è un altro elemento cruciale che va considerato anche dal punto di vista economico e finanziario. Sappiamo che il trend generale è quello di spostare i workload su un cloud pubblico, ma sei sicuro del fatto che sia proprio l’opzione migliore per la tua azienda? Per me la risposta è NO. Per una serie di motivi.

In futuro i dati raccolti verranno analizzati ed elaborati in tempo reale in locale: il che significa che non avrai tempo per attendere le risposte del cloud public, che magari dista centinaia di chilometri dalla tua azienda.

Inoltre:

  • Sei sicuro di avere il controllo sulla tua infrastruttura IT?
  • La spesa sarà equiparabile o minore a quella del tuo buon datacenter locale?
  • Sarai compliant con la legge sulla privacy e con il GDPR?

Queste sono solo alcune delle domande che un bravo IT manager deve porsi. Il “peso” finanziario della spesa da sostenere non è un dettaglio da trascurare. Sei pronto a spendere dei soldi per qualcosa che non puoi toccare con mano quotidianamente?

Tieni presente il fatto che, con l’avvento delle nuove tecnologie e delle reti sempre più performanti, il cloud sarà visto come “il nuovo mainframe” (ovvero il core delle elaborazioni) ma non sarà in grado di gestire dati in tempi rapidissimi. Facciamo un esempio di un robot che utilizza dati e analisi real time per i suoi movimenti e il suo lavoro: come fa ad attendere le risposte in arrivo da un cloud remoto? Se così fosse, rallenterebbe tutto il ciclo produttivo dell’azienda.

La soluzione migliore, per ora e per il futuro, rimane quella dell’hybrid cloud. Cosa significa? Che tieni il datacenter in casa (con il file server e altri servizi core) e sposti in cloud solo workload meno “importanti” dal punto di vista aziendale.

 

Acquisto o noleggio?

Qui torniamo a parlare di vantaggi e svantaggi da un punto di vista economico e fiscale. È meglio comprare tutto subito e pagare in un’unica tranche, o spostare il costo da investimento a servizio?

Ormai ci avrai fatto l’abitudine, ma la risposta anche stavolta è “dipende”. Ogni azienda gestisce i suoi budget e i suoi acquisti secondo determinate logiche, a cui l’IT manager si deve allineare.

Con l’acquisto, il bene rimane di proprietà all’azienda. Viceversa, al termine di un noleggio operativo (tipicamente di 36 o 60 mesi) si può scegliere di sostenere un ulteriore esborso per l’acquisto del bene, oppure di continuare a pagare la rata sostituendo il prodotto con un nuovo modello.

Con così tante opzioni da tenere in considerazione, le trattative diventano molto articolate e in certi casi possono durare mesi interi.

Eccoci quindi arrivati alla fine di questo articolo. Come avrai notato, non ho preteso di dettarti le linee guida da seguire, ma ho voluto semplicemente fare una panoramica degli aspetti finanziari che anche l’IT manager deve considerare prima di procedere all’acquisto o al noleggio di un’infrastruttura.

Se vuoi approfondire questo argomento e vuoi capire qual è la soluzione migliore per la tua azienda, sarò felice di confrontami con te. Scrivi a info@itstars.com o entra in contatto con me su Linkedin.

Luca Gentilini